Indragiri Hulu,(Inmas). Pada era teknologi informasi saat ini, sangat dibutuhkan keterampilan yang memadai dalam rangka mengikuti arus perkembangan zaman yang sangat berkembang pesat. Pada suatu organisasi yang baik, penataan arsip yang mumpuni merupakan suatu keharusan untuk diterapkan.
Seksi Pendidikan Madrasah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Indragiri Hulu, sejak awal tahun ini merilis arsip berbasis digital. Arsip digital ini dimaksudkan untuk memudahkan pelayanan kepada warga madrasah di wilayah Kabupaten Indragiri Hulu pada khususnya, dan masyarakat luas pada umumnya. Dengan adanya rintisan digitalisasi arsip ini memudahkan pelaksana pada Seksi Pendidikan Madrasah untuk mengakses basis data yang disampaikan madrasah. Setiap pelaksana dapat mengakses data kapanpun dan di manapun berada, karena arsip digital ini bersifat cloud storage (metode penyimpanan data di sejumlah server).
Hal penting dari arsip digital berbasis cloud storage ini adalah koneksi internet dibutuhkan untuk mengakses data yang tersimpan tersebut. Di samping itu, digitalisasi arsip ini mendukung usaha mengurangi pemakaian kertas (paperless). Seksi Penmad, memulai rintisan digitalisasi arsip ini dengan metode pengiriman dokumen dari madrasah dalam bentuk softfile yang diunggah langsung ke tautan yang disediakan. Ditemui Tim Inmas, Onrizal, S.IP (sisi kiri pada gambar) menyebutkan bahwa digitalisasi arsip ini sangat memudahkan pelaksanaan pekerjaan dan tidak mengeluarkan biaya sama sekali. Kita menggunakan layanan gratis yang disediakan oleh google, seperti menu google drive dan google formulir yang masif digunakan dewasa ini, tambahnya.
Lebih lanjut Onrizal mengatakan bahwa digitalisasi arsip ini mengurangi pelayanan tatap muka, sehingga warga madrasah tetap terlayani dengan baik meski berlangsung secara jarak jauh. Di tempat yang sama, di ruang Seksi Penmad, Duleh Malik, S.IP (sisi kanan pada gambar) menambahkan bahwa saat ini kita mengakomodir pengiriman dokumen laporan bulanan, laporan pertanggungjawaban penggunaan dana BOP RA dan BOS Madrasah, Ajuan SKMT, Ajuan Verval PTK, Ajuan kolektif S25a, Laporan Penerimaan dana PIP Madrasah, Pengajuan dokumen Insentif GBPNS, laporan penerimaan dana Insentif GBPNS hingga penyampaian satgas anti narkotika.
Semua dokumen dapat dikirim oleh warga madrasah dengan mengakses tautan yang disampaikan sebelumnya. Dokumen yang terkirim otomatis tersimpan dan terbentuk dalam arsip digital yang dapat dimanfaatkan sebagai pengelolaan data, tutupnya.(penmad).