Protokoler Menentukan Keberhasilan Kegiatan di Kemenag

Pekanbaru (Humas)- Kementrian Agama (Kemenag) RI melalui Sekretariat Jendral Kabiro Umum dan Kasubbag Keprotokolan Kemenag RI menggelar acara Sosialisasi Keprotokolan Kemenag tahun 2010 di Aula Kemenag Riau, Selasa (27/7) kemarin. Acara tersebut dibuka oleh Kepala Kantor Wilayah Kemenag Riau, Drs H Asyari Nur MM, dan diharidi oleh kepala bidang dan staf pegawai di lingkungan Kemenag Riau. Kemenag Riau, Drs H Asyari Nur MM, menyambut baik acara sosialisasi keprotokolan tersebut. Karena masalah keprotokolan dilingkungan Kemenag Riau memang pada dasarnya belum berjalan maksimal, khususnya didaerah kabupaten dan kota. "Peran keprotokolan masih harus diintensifkan lagi dalam kegiatan-kegiatan yang dilakukan, sehingga kegiatan atau acara apapun yang kita laksanakan dapat berjalan dengan baik. Kondisi selama ini terjadi barangkali karena masih kurang pahamnya daerah terhadap tugas dan fungsi protokol yang sebenarnya. Jadi, melalui sosialisasi ini saya berharap permasalahan keprotokolan dapat diatasi, begitu juga dengan perannya dapat lebih ditingkatkan sesuai standar operasional prosedural (SOP) keprotokolan," ucapnya singkat. Sementara itu, dalam penjelasan Kepala Kabiro Umum Sekretariat Jendral Kemenag RI, Abdul Gani As`ar yang didampingi Kasubbag Keprotokolan, Husmendar MM menuturkan, keprotokalan menentukan keberhasilan sebuah kegiatan atau acara, untuk itu keprotokolan jangan dianggap hal biasa-biasa saja, tapi harus dijadikan rutinitas dalam berbagai kegiatan disebuah instansi. Jadi, tak salah jika instansi pemerintah menganggap keberadaan protokoler menjadi sesuatu yang sangat penting dalam mengatur tata laksana kegaitan, baik sifatnya serimonial, internal, antar departeman dan lain sebagainya. Menurutnya, sampai saat ini masih ada beberapa instansi pemerintahan yang cendrung mengabaikan keberadaan dan fungsi protokoler, sehingga pada saat suatu kegiatan berlangsung sering mengalami hambatan dan berjalan tidak sesuai keinginan. "Salah satu contoh kasus yang sampai saat ini menjadi pembicaraan dikalangan pusat adalah acara Malam Ta`ruf MTQ Nasional tahun 2010 di Bengkulu, bisa dikatakan acara berjalan sangat fatal, mulai dari kesalahan penyebutan nama, penyebutan instans hingga susuanan acara yang berantakan. Contoh lain, yaitu kecendrungan menempatkan pembaca do`a dibelakang, padahal dia termasuk dalam acara pokok yang seharusnya duduk bersama sumber utama lainnya," ungkap Abdul Gani memberikan beberapa contoh kasus. Melihat dari beberapa kasus tersebut, maka keprotokoler khususnya dilingkungan kemenag tidak boleh diabaikan. Sosialisasi keprotokoler terus dilakukan oleh Biro Umum secara bergantian ke daerah-daerah, termasuk Kemenag Riau. "Seharusnya agenda kami ke Riau kemarin, namun karena ada pelantikan eselon II maka kunjungan kami terpaksa diundur hari ini," jelasnya. Dijelaskan Kasubbag Keprotokolan Kemenag RI, Husmendar MM, salah satu arti protokol adalah serangkaian aturan dalam acara keneragaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, tata penghormatan, sehubungan dengan penghjormatan kepada seseorang, sesuai jabatan atau kedudukan dalam negara, pemerintah atau masyarakat dengan landasan dan sumber hukum keprotokolan dari persetujuan Internasional, peraturan perundang-undangan, tradisi, azas timbal balik, prakter pergaulan internasional dan laogika umum. Keprotokolan dianggap sangat penting karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha, menciptakan tata pergaulan yang mendekati satu sama lain dan dapat diterima semua pihak, terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib dan lancar, terciptanya pemberian perlindungan dan terciptaknya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas. "Syarat-syarat bagi petugas protokoler secara teknis harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut untuk memperhatikan bidang lain, menguasai segala permasalahan, mampu mengerti arti penting dekorasi, kebersihan dan kemanan. Mengerti tentang prinsip-prinsip managemen yang baik dan berpakaian yang baik dan beberapa syarat lainnya yang tercantum dalam aturan protokol," ungkapnya. Menurut Husmendar masalah keprotokolan untuk tingkat pusat, tugas protokolan menjadi wewenang dan tanggungjawab kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenag C.q Kepala Bagian Tata Usaha Pimpinan yang sehari-hari dilaksanakan oleh Ka Subbag Protokol. Biro Umum mengkoorinasikan tugas-tugas keprotokolan di lingkungan Kemenag. Sementara di Kanwil Kemenag Provinsi, tugas keprotolan menjadi tanggungjawab Kepala Bagian Sekretariat yang sehari-hari dilaksanakan oleh Kepala Subbag Humas. Untuk Kemenag tingkat Kabupaten/ Kota tugas keprotokolan menjadi tanggung jawab Kasubbag TU. "Antara keprotokolan pemerintah daerah (Pemda) dengan Kemenag terdapat perbedaan. Misalnya, dalam acara pelantikan bupati (pemda) Kemenag hanya sekedar menghadiri tidak diberi waktu untuk memberikan kata sambutan. Sementara pada pelantikan Ka Kanwil Kemenag langsung oleh Gubernur atau Bupati/ Walikota pada pelantikan Kepala kantor Kemenag Kabupaten dan Kota. Namun secara tata tertib kewenangan dan kewajiban protokoler sama saja sesuai yang diatur dalam UU No. 8 tahun 1987 tentang protokol," jelasnya. (msd)