Pekanbaru (Inmas) – Biro Umum Sekretariat Jenderal (Setjen Kemenag RI ) menggelar Sosialisasi Sistem Kearsipan di ruangan mini Kabag Kantor wilayah Kemenag Riau pada Jum’at (02/12). Kegiatan yang diikuti oleh utusan dua orang staff masing-masing Suba Bagian dan bidang ini dibuka langsung oleh Kakanwil kemenag Riau drs H Ahmad Supardi MA.
Dalam sambutan AHS mengatakan, arsip menjadi sesuatu yang sangat penting dalam sebuah organisasi dan lembaga. Jika dilihat dari sisi aturan serta sarana dan pra sarana yang kita miliki, Kemenag termasuk arsip terbaik di Indonesia, ungkapnya. Namun dari segi pelaksanaan menurutnya Kemenag masih lalai dan belum menerapkan prosedur kerasipan tersebut. Kelemahan kita selama ini, ditandai dengan kurangnya kepedulian untuk mengikuti aturan dan sistem kearsipan yang sudah ada dari ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional.
Harusnya sambung beliau hal ini sudah menjadi catatan penting bagi Kemenag sebagai satuan kerja yang sangat besar di Indonesia. Sesuai dengan klasifikasi yang ada dalam sistem kearsipan, kita tentu akan lebih mudah mencari arsip yang dibutuhkan secara tiba-tiba maupun berkala.
“Tak sedikit yang terjadi arsip yang dianggap tidak berguna lagi bukan di save di tempat yang aman, namun malah ditimbang dan dikiloin, ucapnya. Menurutnya untuk mencari arsip dinamis saja, dengan waktu tiga menit seharusnya sudah bisa ditemukan jika dibutuhkan. Jika lima menit saja surat yang dibutuhkan belum bisa ditemukan, artinya arsip dinamis tersebut tidak berjalan dalam sebuah kantor tersebut. Baik itu berkaitan dengan surat keluar maupun surat masuk, ujarnya menjelaskan.
AHS kembali menegaskan proses surat yang masuk atau yang keluar harus jelas prosedurnya, termasuk konsep surat yang belum di Acc itulah surat yang asli, sebutnya. AHS kembali menegaskan, dukungan SDM sangat penting dalam menjalankan sistem kearsipan. Karena sebaik apapun lingkungan dan sistem yang ada, jika tidak didukung dengan SDM Kearsipan yang baik, tidak akan tercipta kegiatan kearsipan yang baik.
Terakhir dalam sambutannya, AHS menghimbau kepada seluruh ASN Kemenag yang mengikuti kegiatan tersebut agar dapat membenahi arsip yang ada kedepan. Karena Kemenag seyogyanya selama ini sudah memiliki PMA tentang sistem kearsipan tersebut.(vera)